Backoffice spürbar entlastet
Wiederkehrende Erfassungs- und Prüfaufgaben werden vorbereitet – das Team konzentriert sich auf Ausnahmen und Klärfälle.
Bereich
KI-Automatisierung im ERP
ERP-Systeme sind das Rückgrat mittelständischer Unternehmen – und gleichzeitig häufig der Ort, an dem die meiste manuelle Arbeit anfällt. KI-Automatisierung übernimmt wiederkehrende Aufgaben in Auftrag, Einkauf, Rechnung und Stammdaten und entlastet das Backoffice spürbar.
Was leistet KI-Automatisierung im ERP?
KI-Automatisierung im ERP übernimmt wiederkehrende Backoffice-Aufgaben wie Auftragserfassung, Eingangsrechnungsprüfung, Stammdatenpflege, Bestellabwicklung und Reporting. Sie ergänzt ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, abas, Sage oder Individuallösungen um intelligente Workflows, die Dokumente verstehen, Vorgänge zuordnen und Freigaben vorbereiten.
Typische Einsatzfelder
Wo KI-Automatisierung im ERP den größten Hebel hat
Im ERP entstehen viele Aufwände an Schnittstellen zwischen Dokumenten und strukturierten Daten: eingehende Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, E-Mails von Lieferanten. Genau hier setzt KI-Automatisierung an – sie wandelt unstrukturierte Inhalte in strukturierte ERP-Vorgänge.
- Auftragserfassung aus eingehenden Bestellungen, Bestellbestätigungen, E-Mails
- Eingangsrechnungsprüfung inklusive Abgleich mit Bestellung und Wareneingang
- Stammdatenpflege bei Kunden, Lieferanten und Artikeln
- Klassifikation und Ablage eingehender Dokumente
- Vorbereitung von Bestellungen aus Bedarfsmeldungen
- Erstellung von Management-Reports und Kennzahlenübersichten
Integrationen
Anbindung an gängige ERP-Systeme
Die technische Anbindung erfolgt über dokumentierte Schnittstellen oder spezifische Integrationspfade des jeweiligen ERP. Wir bevorzugen native Schnittstellen vor Bildschirm-Automatisierung, weil sie stabiler und einfacher zu warten sind.
- SAP S/4HANA: OData-Services, BAPIs, BTP-Integration
- Microsoft Dynamics 365 Business Central: Power Platform, Web Services
- abas ERP: REST-API, EDI-Anbindung, klassische Schnittstellen
- Sage 100, Sage X3: API, ODBC, klassische Datenbankanbindung
- Individuelle ERP-Systeme: REST/SOAP, Datenbankzugriff, Datei-/EDI-Anbindung
- DATEV-Übergabe: Vorbereitung von Buchungsstapeln aus Eingangsdokumenten
Vorgehen
So gehen wir vor
- Prozess-WorkshopWelche ERP-Vorgänge sind wiederkehrend? Welche Dokumente kommen wie ins Haus?
- LösungsdesignSchnittstellen, Datenflüsse, Freigabeprozesse, Compliance-Bewertung.
- Pilot (4–8 Wochen)Umsetzung im Produktiv-ERP mit überschaubarem Vorgangs-Volumen.
- RolloutAusweitung auf weitere Mandanten, Belegarten oder Standorte.
- BetriebMonitoring, regelmäßige Optimierung, Anpassung an neue Belegformate.
Nutzen
Was Sie konkret davon haben
Kürzere Durchlaufzeiten
Eingehende Vorgänge werden in Minuten statt Tagen erfasst, geprüft und für die Freigabe vorbereitet.
Höhere Datenqualität
KI-gestützte Prüfungen erkennen fehlende Felder, Abweichungen und Inkonsistenzen früh.
Klare Audit-Trails
Jeder Schritt wird protokolliert – nachvollziehbar für interne Revision, Steuerberatung und externe Prüfer.
Weiterführend
Passend dazu
Häufige Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen
Wir arbeiten mit SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, abas, Sage und individuellen ERP-Systemen mit dokumentierter API. Die Auswahl erfolgt herstellerunabhängig nach Anforderungen und Aufwand.
In der Regel nein. KI-Automatisierung greift über Schnittstellen zu, ohne Customizing des ERPs. Sollten Felder oder Workflows angepasst werden, geschieht das in enger Abstimmung mit Ihrem ERP-Verantwortlichen.
Eindeutige Vorgänge werden automatisch vorbereitet, unklare Fälle landen in einer Freigabe-Queue. Mitarbeitende sehen die KI-Vorschläge und entscheiden. So entsteht keine Black Box.
EU-Hosting, AV-Verträge, rollenbasierte Zugriffsrechte und vollständiges Logging sind Standard. Sensible Felder können bewusst von KI-Verarbeitung ausgeschlossen werden.
Ja. Wir bauen auf dokumentierten Standards, vermeiden Lock-in und schulen Ihr Team auf die eingesetzten Komponenten. Sie behalten die Kontrolle über die Architektur.
Quellen
Quellen & weiterführende Informationen
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