1. Konto: Enterprise oder Team statt Privat
Die meisten Probleme beginnen mit privaten ChatGPT-Konten. Sie sind weder vertraglich noch technisch für Unternehmensdaten geeignet. ChatGPT Enterprise oder Team bietet zentrale Nutzerverwaltung, dokumentierte Datenverarbeitung, deaktiviertes Modelltraining und EU-Datenresidenz auf Wunsch.
2. Vertrag: AVV und Konfiguration
Schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit OpenAI ab und prüfen Sie die aktuellen Enterprise-Privacy-Bedingungen. Stellen Sie EU-Datenresidenz und Zero-Retention ein. Dokumentieren Sie diese Schritte im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO. Bei sensiblen Daten ergänzen Sie eine DSFA nach Art. 35 DSGVO.
3. Richtlinie: Was darf in den Prompt?
Eine kurze, klare KI-Richtlinie ist Pflicht. Sie definiert:
- Erlaubte Use Cases (z. B. Texten, Übersetzen, Recherche)
- Verbotene Inhalte (Personendaten ohne Anonymisierung, Geschäftsgeheimnisse, Verträge ohne Pseudonymisierung)
- Pflichten der Mitarbeitenden (menschliche Prüfung, Quellenangabe bei externer Verwendung)
- Meldewege bei Fehlern oder Auffälligkeiten
Wir stellen auf Anfrage eine 2-seitige Muster-Richtlinie zur Verfügung.
4. Schulung: Pflicht nach EU AI Act
Seit Februar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, KI-Kompetenz sicherzustellen (Art. 4 EU AI Act). Konkret heißt das: jede Person, die ChatGPT oder andere KI im Auftrag des Unternehmens nutzt, braucht eine angemessene Schulung – mit Nachweis. Unsere KI-Kompetenz-Schulung erfüllt diese Anforderung.
Wann eine Alternative sinnvoll ist
Für eng abgegrenzte, wiederkehrende Aufgaben mit Zugriff auf interne Dokumente ist ein Unternehmens-GPT oft die bessere Wahl. Es kombiniert ChatGPT-ähnliche Bedienung mit Zugriff auf Ihre internen Quellen, klaren Rechten und vollem Audit-Log.